🧾 KSeF – najważniejsze informacje
Obowiązki?
Faktury ustrukturyzowane?
Uwierzytelnianie i uprawnienia?
Offline / awarie?
Kody QR?
Co musisz wiedzieć?
Jak możesz się przygotować?
Narzędzie, które porządkuje temat KSeF w WAPRO: WAPRO Businesslink →
KSeF pytania podstawowe.
Lista kontrolna na 15 minut — szybki przegląd przygotowań i kolejnych kroków.
1) Dostępy i odpowiedzialność
- Wyznacz 1 osobę „od KSeF” (właściciel/księgowość).2 min
- Ustal role: kto nadaje uprawnienia, kto wystawia, kto odbiera.2 min
- Spisz zasady z biurem rachunkowym (jakie uprawnienia i do czego).1 min
2) Odbiór faktur (zakupy)
- Zdecyduj: kto odbiera faktury z KSeF i jak często.2 min
- Ustal obieg: odbiór → akceptacja → księgowanie.1 min
- Sprawdź, gdzie w systemie zapiszesz numer KSeF (JPK/korekty).1 min
3) Sprzedaż + scenariusze awaryjne
- Zrób 1 test: wystaw → wyślij → pobierz UPO → odczytaj numer KSeF.2 min
- Ustal plan „offline/awaria”: kto wystawia, jak przekazuje, kiedy dosyła.2 min
- Ustal sposób weryfikacji (QR / sprawdzenie w KSeF).2 min
POTRZEBUJESZ WSPARCIA?
Jeśli na którymkolwiek punkcie checklisty pojawia się znak zapytania — jesteśmy pod ręką.
Szkolenia • Wdrożenie • Konsultacje
Przeprowadzimy Twoją firmę przez wdrożenie KSeF
Pomagamy wdrożyć KSeF od A do Z — tak, żeby w Twojej firmie działał proces, dostęp i codzienna praca na fakturach (również w sytuacjach awaryjnych).
Co konkretnie możemy zrobić z Twoją firmą
- uporządkowanie obiegu faktur (sprzedaż / zakupy / akceptacje),
- rekomendacja modelu ról i uprawnień (firma ↔ biuro rachunkowe),
- przygotowanie do pracy z dostępami/certyfikatami i praktyką działania KSeF,
- konfiguracja integracji (WAPRO + Businesslink) — dobór wariantu, uruchomienie i testy „pierwsza faktura”,
- szkolenie zespołu + check „czy wszystko działa” (UPO, numer KSeF, korekty, offline/awarie).
Cennik szkoleń i konsultacji online
60 min — 100 zł
120 min — 200 zł
Wycena wdrożenia zależy od zakresu (procesy, uprawnienia, integracja) — ustalamy ją indywidualnie.
Przed uruchomieniem integracji potwierdzimy zgodność wersji WAPRO i środowiska (Windows / SQL); jeśli potrzebna będzie aktualizacja, ustalimy zakres przed startem.
Najważniejsze terminy
1.11.2025 Start MCU (uprawnienia i certyfikaty)
1.04.2026 KSeF obowiązkowy – etap 2
1.01.2027 Numer KSeF w płatnościach B2B
Start Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – od tego momentu nowe uprawnienia nadajesz przez MCU. W MCU także wnioskujesz o certyfikaty KSeF i zarządzasz nimi (dla KSeF 2.0 od 1.02.2026).
1.02.2026 KSeF obowiązkowy – etap 1 + numer KSeF w JPK
- obowiązek wystawiania w KSeF dla firm ze sprzedażą > 200 mln zł (2024),
- faktury wystawione w KSeF trafiają do odbiorców w KSeF (bez „akceptacji”),
- JPK VAT: od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej JPK_V7M/V7K wykazujesz numer KSeF dla faktur sprzedażowych i zakupowych (a gdy numeru nie ma na moment składania JPK – stosujesz oznaczenia zastępcze).
Praktycznie: warto mieć opracowany sposób odbierania i obiegu faktur zakupowych z KSeF (kto odbiera, gdzie trafiają, kto akceptuje i księguje) – nawet jeśli „Twoja data” wystawiania jest późniejsza.
Obowiązek wystawiania w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców.
do 31.12.2026 Okres przejściowy (limit, brak numeru w płatnościach, brak kar)
- limit 10 000 zł/mies. (sprzedaż z VAT) dla faktur wystawianych poza KSeF,
- brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury,
- brak kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.
Płatności B2B pomiędzy podatnikami VAT czynnymi: w tytule przelewu (i wybranych instrumentach płatniczych) podajesz numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (gdy płacisz za wiele faktur). Dotyczy to także płatności w ramach MPP (komunikat przelewu).
Offline / awarie / QR
offline24: wystawiasz bez połączenia; fakturę dosyłasz do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. (szczegóły)
awaria KSeF (ogłoszona przez MF): jeśli nie zdążysz dosłać faktury z powodu awarii, termin dosłania to zwykle do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (zależnie od scenariusza). (szczegóły)
Kody QR: gdy fakturę trzeba udostępnić poza KSeF, stosuje się kody weryfikujące QR – ułatwiają weryfikację dokumentu w KSeF. (szczegóły)
Ryzyka i konsekwencje
Deklaracja MF (okres przejściowy)
„Do końca 2026 r. (…) nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF”.
Warto mimo wszystko poukładać procesy — największe koszty zwykle wynikają z przestojów i korekt, nie z samych sankcji.
Ryzyka operacyjne
- opóźnienia w fakturowaniu i płatnościach (brak wysyłki, brak odbioru lub błędne uprawnienia),
- zatory w obiegu zakupów (faktury przychodzą do KSeF, ale „nikt ich nie odbiera”),
- niespójność dokumentów w trybie offline/awaryjnym (kto, kiedy i co dosyła do KSeF).
Ryzyka formalne
- odrzucenie dokumentu lub konieczność korekt (błędy danych / format),
- spory z kontrahentami („kiedy faktura została wystawiona/otrzymana”),
- po okresie przejściowym przepisy przewidują sankcje – warto przygotować procesy i uprawnienia z wyprzedzeniem.
FAQ
Czy muszę coś robić, jeśli ja wystawiam w KSeF dopiero później, ale od lutego mam już odbierać faktury od dużych dostawców?
Tak – nawet jeśli Twój obowiązek wystawiania jest później, możesz zacząć otrzymywać faktury w KSeF wcześniej (np. od dostawców objętych etapem 1). W praktyce potrzebujesz: uprawnień, osoby odpowiedzialnej za odbiór oraz ustalonego obiegu faktur zakupowych (kto odbiera → akceptuje → księguje).
Czy muszę „akceptować” fakturę w KSeF, żeby była ważna?
Nie. Otrzymywanie e-faktur nie wymaga „akceptacji” odbiorcy – faktura „przychodzi” przez KSeF po nadaniu numeru KSeF.
Kiedy faktura jest uznana za wystawioną i kiedy za otrzymaną?
Tryb online: co do zasady faktura jest uznana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF – pod warunkiem, że data wystawienia wskazana w polu P_1 jest tym samym dniem. Jeśli wyślesz fakturę później niż data w P_1, dokument jest traktowany jako wystawiony w offline24, a datą wystawienia jest wtedy data z P_1.
Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (bez akceptacji).
Kto nadaje uprawnienia w firmie i gdzie to się robi?
Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (bez akceptacji).
Uprawnienia nadaje podmiot uprawniony po stronie firmy (właściciel/zarząd lub osoba z uprawnieniami). Od 1.11.2025 nowe uprawnienia nadaje się przez MCU.
Jak bezpiecznie współpracować z biurem rachunkowym?
Najlepiej rozdziel role: kto ma tylko podgląd/odbiór, kto ma prawo wystawiania, a kto zarządza uprawnieniami. Daj biuru dokładnie takie uprawnienia, jakie są potrzebne do pracy (i nic więcej) oraz ustal zasady na wypadek awarii.
Czy numer KSeF muszę mieć w księgowości i w JPK?
Tak – od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej JPK_V7M/V7K wykazuje się numery KSeF dla faktur sprzedażowych i zakupowych, a gdy numeru nie ma na moment składania JPK – stosuje się oznaczenia zastępcze.
Czy muszę wpisywać numer KSeF w przelewie za fakturę?
Obowiązek podawania numeru KSeF (albo identyfikatora zbiorczego) w płatnościach B2B między podatnikami VAT czynnymi ma dotyczyć płatności realizowanych od 1.01.2027.
Co robić, gdy nie mam internetu? (offline24)
W trybie offline24 możesz wystawić fakturę bez połączenia, a następnie dosłać ją do KSeF niezwłocznie – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
Po co są kody QR i kiedy się je stosuje?
Kody weryfikujące QR ułatwiają weryfikację faktury w KSeF, gdy dokument jest udostępniany poza systemem (np. offline/awaryjnie albo w szczególnych przypadkach odbiorcy).