WAPRO BEST (dawniej znany pod nazwą WF-bEST) jest programem przeznaczonym do ewidencji majątku przedsiębiorstwa: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia. Automatycznie nalicza amortyzację i na potrzeby programu finansowo-księgowego tworzy noty księgowe. Program może być stosowany zarówno jako element składowy systemu zarządzania firmą WAPRO ERP i współpracować z innymi aplikacjami tego systemu, lub niezależnie jako samodzielny program do zarządzania majątkiem firmy. Wiele opcji konfiguracyjnych pozwala na przystosowanie aplikacji do specyficznych wymagań użytkownika oraz zapamiętanie takiego układu jako indywidualną, domyślną konfigurację.
Interfejs programu jest bardzo podobny do interfejsu programów WAPRO MAG lub WAPRO FAKIR, dzięki czemu użytkownik korzystający już z tych programów, nie będzie miał trudności z poruszaniem się po programie. Identyczne są np. mechanizmy zarządzania raportami, administracji użytkownikami, grupami itp.. Program jest oparty na technologii klient- serwer co oznacza że składa się z dwóch części: bazy danych Microsoft SQL Server w wariancie Express Edition którą otrzymujemy bezpłatnie oraz z aplikacji użytkowej WAPRO BEST. Wszystkie wprowadzane w aplikacji dane trafiają do bazy danych z którą aplikacja musi być połączona. Do dyspozycji mamy bogaty system zapytań filtrujących, który pozwala łatwo wyszukiwać i selekcjonować informacje według dowolnych kryteriów. Użytkownik na własny użytek może zbudować dowolne wyrażenie filtrujące. Możemy hierarchicznie segregować dane poprzez drzewa filtrów, które są dostępne w większości okien programu. Wszystkie dokumenty, wydruki oraz analizy dostępne w programie wykonane są za pomocą narzędzia Crystal Reports. Dzięki temu charakteryzują się estetycznością i przejrzystością. Jeśli użytkownik posiada licencję Crystal Reports wówczas może generować własne zestawienia lub dokumenty, albo poprawiać te, które już istnieją, aby następnie podpiąć je w odpowiednim miejscu w programie. Użytkownik otrzymuje więc elastyczne narzędzie do tworzenia dowolnych dokumentów i zestawień.
Współpraca z innymi programami
Program WAPRO BEST współpracuje ściśle z programem do pełnej księgowości WAPRO FAKIR. Praca na wspólnej bazie danych oznacza, że pewne informacje są współdzielone pomiędzy oboma systemami. Tymi informacjami jest plan kont, lata obrotowe, kody dokumentów, dzienniki oraz składniki majątku trwałego. W tym przypadku mamy możliwość bezpośredniego eksportu dekretów do programu WAPRO FAKIR, gdzie pojawiają się one w module importowanych dokumentów. W przypadku gdy programy pracują na oddzielnych bazach danych najpierw musimy zaimportować do programu WAPRO BEST niezbędne informacje (plan kont, lata obrotowe, dzienniki, kody dokumentów) z programu WAPRO FAKIR. W tym przypadku zarówno eksport, jak i import odbywa się za pośrednictwem plików danych. WAPRO BEST współpracuje również z programem WAPRO ANALIZY.
Moje konto WAPRO ERP
Moduł Moje Konto WAPRO ERP umożliwia zamawianie nowych wersji programu, kupowanie nowych produktów i usług oraz zarządzanie licencjami. Aplikacja wykorzystuje ten sam login i hasło, które jest używane do systemu Asystent WAPRO. Moduł może być uruchamiany z Menu Pomoc lub pulpitu informacyjnego programu lub bezpośrednio z pulpitu systemu Windows. Korzystając z modułu mamy:
- Wgląd w pełną historię i stan posiadania swoich licencji.
- Bezproblemową szybką aktualizację wszystkich licencji w jednym miejscu.
- Podgląd kiedy kończą się licencje czasowe.
- Możliwość pobierania certyfikatów do poszczególnych licencji.
- Szybką możliwość kalkulacji kosztów aktualizacji licencji.
- Możliwość dokonania opłaty zamówienia przez płatności internetowe.
Funkcjonalności programu WAPRO BEST BIURO
Kartoteki i słowniki
- Klasyfikacja środków trwałych jest kartoteką wymuszoną przez przepisy. Zawiera ona wszystkie pozycje aktualnie obowiązującej Klasyfikacji Środków Trwałych. Pozycje Klasyfikacji Środków Trwałych są niezbędne do wykonania standardowych zestawień programu, z pozycjami Klasyfikacji Środków Trwałych powiązane są stawki amortyzacyjne środków trwałych. Po zainstalowaniu systemu kartoteka jest już wypełniona Klasyfikacją Środków Trwałych. Aktualnie program obsługuje dwie klasyfikacje: Klasyfikację Środków Trwałych 2010 obowiązującą do końca 2017 oraz Klasyfikację Środków Trwałych 2016 obowiązującą od 1 stycznia 2018.
- Kartoteka miejsc użytkowania jest zorganizowana na zasadzie struktury hierarchicznej, to znaczy ze poszczególne elementy kartoteki mogą być połączone w grupy, te grupy z kolei mogą być połączone w grupy wyższego rzędu itd. Ustawienie podświetlenia na jednej z pozycji kartotek powoduje pojawienie się listy składników majątku dotyczących tej pozycji.
- Kartoteka stanowisk kosztowych służy do określenia klasyfikacji kosztów w firmie, które będą powiązane z poszczególnymi operacjami na majątku trwałym.
- Kartoteka kontrahentów.
- Kartoteka pracowników przechowuje informacje o pracownikach naszej firmy, na które składają się dane osobowe (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia itd.), dane adresowe, oraz dane o rachunkach bankowych posiadanych przez pracownika. Dane te mogą być wykorzystane m. in. przy prowadzeniu rozliczeń z pracownikiem, czy też do korespondencji z urzędem skarbowym i ZUS-em.
- Własne kategorie środków trwałych i wyposażenia.
- Kartoteka danych firm obsługiwanych w programie.
- Kartoteka limitów amortyzacji podatkowej samochodów osobowych - w niej zapisywane są okres oraz kwota limitu amortyzacji samochodowych (który zgodnie ze znowelizowanym art. 23 ust. 1 pkt. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio 16 ust. 1 pkt. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych został podniesiony do 150000 złotych). Program stosuje powyższy limit dla środków trwałych oznaczonych parametrem, jako samochód osobowy, jeżeli jego wartość początkowa przekracza w danym okresie powyższy limit.
Składniki majątku trwałego oraz wartości niematerialne i prawne
- Podstawowe dane: numer inwentarzowy, status, numer seryjny, nazwa, klasyfikacja, osoba odpowiedzialna, miejsce używania, stanowisko kosztowe (w tym miejscu definiuje się procentowe udziały środka trwałego w poszczególnych stanowiskach kosztowych), wartość początkowa, data zakupu, data przyjęcia do używania, wartość zaktualizowana, okres pierwszej amortyzacji, okres poprzedniej amortyzacji, rodzaj składnika majątku, nowy/używany.
- Możliwość wprowadzenia do programu środka trwałego częściowo zamortyzowanego lub z historią odpisów amortyzacyjnych, która zostanie wygenerowana w momencie jego przyjęcia do użytkowania.
- W programie WAPRO BEST poza polami danych wymaganymi przez samą aplikację istnieje możliwość wprowadzania własnych pól przechowujących dowolnie wybrane informacje o składnikach majątku, czy składnikach wyposażenia. Możemy np. w polach tych zapisać informacje o danych technicznych lub użytkowych poszczególnych składników majątku. Pola dodatkowe mogą być użyte w mechanizmach filtrowania, wyszukiwania i sortowania programu.
- Ewidencja wykonanych operacji na środku trwałym.
- Spis dokumentów danego środka trwałego.
- Możliwość filtrowaniu środków trwałych po numerze inwentarzowym, nazwie, miejscu, statusie, dacie zakupu, dacie przyjęcia, dacie pierwszej amortyzacji, dacie ostatniej amortyzacji, liczby porządkowej, kodu pocztowego.
Wyposażenie
- Podstawowe dane: numer inwentarzowy, status, numer seryjny, nazwa, klasyfikacja, osoba odpowiedzialna, miejsce używania, stanowisko kosztowe (w tym miejscu definiuje się procentowe udziały środka trwałego w poszczególnych stanowiskach kosztowych), wartość początkowa, data zakupu, data przyjęcia do używania, wartość zaktualizowana, okres pierwszej amortyzacji, okres poprzedniej amortyzacji, rodzaj składnika majątku, nowy/używany.
- Możliwość zdefiniowania wielu ponadpodstawowych informacji za pomocą mechanizmu pól dodatkowych.
- Możliwość filtrowaniu środków trwałych po numerze inwentarzowym, nazwie, miejscu, statusie, dacie zakupu, dacie przyjęcia, dacie pierwszej amortyzacji, dacie ostatniej amortyzacji, liczbie porządkowej, kodzie pocztowym.
Amortyzacja
- Niezależna amortyzacja bilansowa i podatkowa.
- Amortyzacja metodą jednorazową, liniową, degresywną, indywidualną (wartości odpisów w poszczególnych miesiącach zdefiniowane przez użytkownika).
- Możliwość ustalenia odpisów miesięcznych/kwartalnych/rocznych.
- Dla amortyzacji podatkowej możliwość wprowadzenia odpisu 30% w pierwszym roku użytkowania (wartości można rozdzielić na miesiące w dowolny sposób).
- Wyłączenia z amortyzacji – sezonowe, do odwołania lub na dowolny okres.
Operacje systemowe
- W programie dostępne są następujące operacje (prowadzona jest ewidencja wszystkich wykonanych operacji oraz możliwość filtrowania/wyboru operacji po zadanych warunkach i wykonanych na określonych środkach trwałych):
- Amortyzacja składników;
- Generuj plan amortyzacji;
- Przyjęcie do użytkowania;
- Likwidacja składnika;
- Częściowa likwidacja (także o wybrany składnik);
- Sprzedaż składnika;
- Częściowa sprzedaż (także o wybrany składnik);
- Ulepszenie składnika;
- Przeszacowanie składnika;
- Przekazanie nieodpłatne składnika;
- Zmiana osoby odpowiedzialnej;
- Zmiana miejsca użytkowania;
- Zmiana stawki amortyzacyjnej;
- Korekta amortyzacji;
- Korekta planu amortyzacji;
Dokumenty systemu
- Operacje systemowe generują dokumenty standardowe, które są przez system ewidencjonowane (OT, LT, LC, PK, PT, ZT, MT).
- Możliwość filtrowania dokumentów po artykułach, numerach, datach wystawienia.
- Możliwość nadania maski numeru na dowolny rodzaj dokumentu.
Dokumenty zakupu
- Na dokument zakupu możemy wprowadzić każdy środek trwały, element wyposażenia, lub element składowy środka trwałego.
- Od strony pozycji zakupu możemy wprowadzić do ewidencji dowolny środek trwały lub element wyposażenia.
- Możliwość filtrowania dokumentów zakupu po numerze dokumentu, numerze wewnętrznym, dacie wystawienia lub kontrahencie.
Dekrety/rejestry not księgowych
- Mamy do wyboru dwa sposoby dekretowania (w konfiguracji na stałe możemy wybrać jeden z nich lub pozostawić wybór dla każdego środka trwałego oddzielnie):
- W oparciu o wzorce księgowania - są prostsze w użyciu, ponieważ polegają na bezpośrednim kojarzeniu wykonywanych operacji z kontami Wn/Ma. Możemy zdefiniować dowolną liczbę wzorców księgowania, z których każdy jest zbiorem standardowych operacji (np. przyjęcie do użytkowania, amortyzacja, likwidacja, itp.) powiązanych z kontami Wn/Ma, na które to konta przydzielane są procentowo wartości operacji. W ten sposób dany środek trwały wiążemy na stałe z wybranym wzorcem księgowania.
- W oparciu o metajęzyk, który posiada większe możliwości (obsługa stanowisk kosztowych, uwzględnianie różnorodnych warunków przy tworzeniu dekretów i dowolnych kont, dla których są generowane), ale jest nieco bardziej skomplikowany. Definiujemy w tym przypadku parametry (np. numery kont), funkcje (zwracają wyliczone numery kont dla wprowadzonych warunków) i sposoby księgowania (które wiążą funkcje z operacjami standardowymi).
- Ewidencja dekretów i not księgowych oraz ich filtrowanie po typach wpisu, rodzajach operacji, środkach trwałych i cechach dekretu.
- Eksport dekretów do programu WAPRO FAKIR bezpośrednio, gdy oba programy pracują na jednej bazie danych, lub za pośrednictwem plików gdy programy pracują na oddzielnych bazach. Eksport dekretów możliwy jest też do innych programów finansowo-księgowych jeśli plan kont zostanie zaimplementowany za pomocą metajęzyka dekretów.
Pozostałe funkcje
- Moduł uprawnień pozwala na przydzielanie poszczególnym użytkownikom określonych dostępów do funkcji programu. Rozróżniamy dwa rodzaje dostępów – dostęp do wykonywanych czynności oraz dostęp do raportów. Możemy konkretnej grupie uprawnień przypisać użytkowników z listy, albo do konkretnego użytkownika przypisać do kilku wybranych grup uprawnień.
- Moduł raportów tworzonych w narzędziu Crystal Reports, z możliwością przekazywania do tychże raportów parametrów, wyrażeń i filtrów SQL.
- Export do programu Excel z głównych ekranów programu.
- Obsługa czytników kodów kreskowych.
- Program jest dostosowany do nowego wzoru pliku JPK_EWP(3), który w porównaniu z poprzednim wzorem został rozszerzony o węzeł ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Rejestrowane dane ewidencyjne programu zostały rozszerzone o dwie pozycje: określenie dokumentu stwierdzającego nabycie oraz przyczyna likwidacji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
- Możliwość automatycznego generowania miesięcznej amortyzacji składników majątku trwałego oraz automatycznego generowania not księgowych jako czynność automatyczna wykonywana przez SQL Serwer bez udziału programu.
Usługi subskrypcyjne
- Usługi subskrypcyjne są funkcjonalnością dostępną tylko dla posiadaczy aktualnej wersji programu i ich wygaśnięcie następuje wraz z końcem roku kalendarzowego w którym kończy się okres obowiązywania danej wersji.
- WAPRO RODO jest modułem dostępnym bezpłatnie jako usługa subskrypcyjna dla posiadaczy aktualnej wersji programu. Przeznaczeniem programu jest ułatwienie osobom odpowiedzialnym w firmach za bezpieczeństwo danych osobowych przestrzegania wymogów ochrony danych osobowych zawartych w rozporządzeniu RODO w zakresie rozliczalności i ograniczenia celu oraz realizacji praw podmiotów danych takich jak: prawo do bycia zapomnianym, prawo dostępu oraz prawo do przenoszenia danych. Program WAPRO RODO pozwala na prowadzenie zarówno rejestrów dotyczących elektronicznych zbiorów danych, jak i rejestrów dotyczących zbiorów danych przetwarzanych w formie papierowej.
- Komputer z procesorem 2 GHz kompatybilny z x64 lub x86
- 2 GB RAM
- Minimum 5 GB wolnego miejsca na dysku twardym
- Karta graficzna XGA / XVGA (1024 * 768)
- Windows 8 lub nowszy (łącznie z edycjami serwerowymi),
- Microsoft SQL Server 2016 SP3 lub nowszy w darmowej edycji Express (wyłącznie na systemach 64 bit). W przypadku większej liczby stanowisk, zalecamy dedykowany serwer z Microsoft SQL Server Standard lub Enterprise. Edycje te nie mają ograniczeń darmowego SQL Express tj. limitu na RAM 1GB i rozmiar bazy 10GB.
