Program WAPRO FAKIR od wersji 8.40.2 posiada funkcjonalność tworzenia i zapisywania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej, to jest w postaci pliku o strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Program przygotowuje elektroniczne sprawozdanie w złotych lub tysiącach złotych dla:
- jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń lub zakłady reasekuracji;
- jednostek małych;
- jednostek mikro.
Źródłem danych tych sprawozdań są istniejące definicje klasycznego bilansu, rachunku zysku i strat oraz innych składowych sprawozdań finansowych.
WAPRO FAKIR został wyposażony w kreator ułatwiający przygotowanie sprawozdania elektronicznego. Automatycznie wykonuje on większość pracy za użytkownika, co przede wszystkim polega na wiązaniu definicji pozycji klasycznych sprawozdań z pozycjami sprawozdania elektronicznego. Przygotowanie e-Formularza będzie trwało do kilkunastu minut.
Aby utworzyć e-Formularz sprawozdania wystarczy:
1. Wybrać typ sprawozdania.
2. Wybrać sekcje schematu elektronicznego sprawozdania finansowego, które mają być wypełnione danymi oraz powiązać z nimi składowe sprawozdania zdefiniowane w Raportach użytkownika. Jeżeli w lewej sekcji o nazwie Sekcja sprawozdania finansowego nie będzie można z nimi powiązać definicji elementów składowych, to w kolejnym kroku zostanie uruchomiony formularz elektronicznego sprawozdania finansowego, który będzie można wypełnić ręcznie.
3. Kolejny krok polega na jednoznacznym powiązaniu pozycji sprawozdania elektronicznego z pozycjami sprawozdań zdefiniowanych w module raportów użytkownika. Program potrafi samodzielnie powiązać zdecydowaną większość pozycji, jednak w przypadku gdy nazwy się bardzo różnią, musimy dokonać powiązania ręcznie. Sekcje wymagające ręcznego powiązania oznaczone są żółtym trójkątem z wykrzyknikiem. Aby rozpocząć wiązanie pozycji sekcji należy kliknąć na przycisk oznaczony ikoną folderu, w środkowej kolumnie listy. Po powiązaniu pozycji, znika ikonka ostrzeżenia.
4. W czwartym kroku wystarczy już tylko określić dzień na jaki ma być naliczone sprawozdanie finansowe oraz określić kilka dodatkowych parametrów. Na zakończenie pracy zostanie utworzony i uruchomiony e-Formularz składający się z częściowo uzupełnionych pozycji (są to w szczególności pola obliczeniowe, które zostały automatycznie naliczone na podstawi formuł obliczeniowych zdefiniowanych w sprawozdaniach finansowych utworzonych w module Raporty użytkownika). Pozostałe pola trzeba uzupełnić ręcznie.
5. W sekcji Dodatkowe informacje i objaśnienia istnieje możliwość dodania do pliku XML innych plików w postaci załączników.
6. Do sprawdzenia czy wszystkie wymagane pola są wypełnione można użyć funkcji Zweryfikuj. Po zakończeniu wypełniania sprawozdanie finansowe można zapisać. Będzie ono widoczne w oknie przeglądarki sprawozdań finansowych. Tak zapisane sprawozdanie można wielokrotnie otwierać do edycji i ponownie zapisywać. Ostateczne wersje sprawozdania finansowego, niezależnie od ich zapisania w strukturach operacyjnych programu, należy zarchiwizować w module e-Dokumentów. Gotowe sprawozdanie można również podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W kontekście sprawozdania można również zapisać inne pliki:
Ogólne informacje na temat elektronicznych sprawozdań finansowych, metod ich przygotowania oraz składania, można znaleźć:
- na portalu Ministerstwa Finansów: www.podatki.gov.pl
- na portalu: www.biznes.gov.pl.