Przepisy dotyczące mechanizmu podzielonej płatności (split payment) obowiązują od 1 lipca 2018 roku. Ze split payment mogą korzystać nabywcy którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku VAT. Płatności za zobowiązania z faktury dokonuje się na dwa rachunki bankowe:

• wartość netto zakupu jest standardowo płacona na rachunek bankowy dostawcy,
• wartość VAT natomiast na specjalne konto dostawcy – rachunek VAT, który jest utworzony dla przedsiębiorcy specjalnie w tym celu.

Split payment na razie jest rozwiązaniem dobrowolnym, jednak od 1 września 2019 Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić do ustawy o VAT przepisy, zgodnie z którymi nastąpi obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności w pewnych sektorach gospodarki. Ministerstwo Finansów zakłada, że obligatoryjna forma mechanizmu podzielonej płatności będzie stosowana w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług, od tych podmiotów które rozliczają podatek VAT  metodą odwróconej płatności oraz dla tych transakcji w których – według Ministerstwa, mogą występować różnego rodzaju nieprawidłowości.

Szczegółowy wykaz towarów i usług objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, będzie zawierał nowy załącznik numer 15 ustawy o VAT. Wśród tych towarów i usług można wymienić przykładowo:

• wyroby ze stali (np. rury i przewody rurowe, pręty, kątowniki, kształtowniki), żelazostopy;
• złoto, srebro, platyna (nieobrobione plastycznie lub w postaci półproduktu, lub w postaci proszku);
• metale nieszlachetne pokrywane metalami szlachetnymi;
• pozostałe metale nieżelazne (aluminium, ołów, cynk, cyna, miedź, nikiel);
• niektóre wyroby z miedzi i jej stopów;
• procesory elektroniczne;
• komputery, laptopy, smartfony, konsole do gier video;
• telewizory;
• dyski HDD i SSD;
• cyfrowe aparaty fotograficzne i kamery video;
• biżuteria i wyroby jubilerskie;
• odpady, złom, surowce wtórne;
• paliwa napędowe i opałowe, oleje smarowe;
• tusze i tonery do drukarek i fotokopiarek;
• węgiel kamienny i brunatny;
• niektóre części do samochodów i motocykli;
• usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych;
• roboty budowlane, wykończeniowe, instalacyjne, konstrukcyjne.

Obligatoryjnym stosowaniem mechanizmu podzielonej płatności mają być objęte płatności dotyczące faktur dokumentujące transakcje między podatnikami, których jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15000 złotych lub równowartość tej kwoty. W przypadku transakcji poniżej 15000 złotych stosowanie mechanizmu podzielonej płatności nadal będzie dobrowolne.

Obecnie firma sprzedająca towar lub usługę ma możliwość zastrzeżenia w umowie z nabywcą, że nie przyjmuje płatności w systemie split payment. Według projektu ustawy, w przypadku każdej transakcji kwalifikującej się do zapłaty w modelu podzielonej płatności (tj. faktur dokumentujących transakcje dokonane między podatnikami, których jednorazowa wartość , bez względu na liczbę wynikających z nich płatności, przekracza 15000 złotych lub równowartość tej kwoty i obejmujących towary lub usługi wymienione w dodawanym do ustawy o VAT załączniku numer 15), sprzedawca będzie musiał umieścić na wystawianej fakturze specjalne oznaczenie w postaci zapisu „mechanizm podzielonej płatności”.

W projekcie zostały również wymienione sankcje za niezastosowanie obowiązkowego split payment i dotyczą one zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy. Jeśli sprzedawca nie umieści na wystawianej fakturze specjalnego oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” będącego informacją, że przedmiotowa faktura, z uwagi na przedmiot transakcji, jak i kwotę, powinna zostać zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Gdy nabywca, mimo ciążącego na nim obowiązku uregulowania kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze w mechanizmie podzielonej płatności, ureguluje tę kwotę w inny sposób, zostanie ukarany grzywną wynoszącą 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze – nie odliczy zatem podatku VAT. Nabywca może też zostać ukarany za popełnienie przestępstwa karnoskarbowego, za które będzie grozić grzywna do 720 stawek dziennych.

Ponadto do ustawy o VAT planuje się wprowadzić ustęp nakazujący podatnikowi, który jest obowiązany do wystawiania faktur oznaczonych „mechanizm podzielonej płatności”, przyjęcie płatności wynikających z takiej faktury w mechanizmie podzielonej płatności. Nowelizacja ustawy o VAT ma również wprowadzić zmiany w ustawie Prawo Bankowe. Środki z rachunku VAT podatnik będzie mógł przeznaczać nie tylko na zapłatę zobowiązania w podatku VAT, ale także na zapłatę podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku akcyzowego, należności celnych oraz składek ZUS. Projekt przewiduje również zmianę ustawy o VAT polegającą na wprowadzeniu możliwości dokonywania jednym komunikatem przelewu zapłaty za więcej niż jedną fakturę. W takim przypadku komunikat przelewu będzie musiał obejmować wszystkie faktury otrzymane od podatnika w danym okresie od jednego dostawcy i zawierać całą kwotę VAT wykazanego na tych fakturach. Okres ten nie będzie mógł być krótszy niż jeden dzień i dłuższy niż jeden miesiąc. W takiej sytuacji podatnik w komunikacie przelewu nie będzie wskazywał, tak jak obecnie, numeru konkretnej faktury płaconej w mechanizmie podzielonej płatności, będzie natomiast wykazywał okres, za który dokonuje płatności.

Programy z rodziny WAPRO ERP zostały już tak zmodyfikowane, aby nowe obowiązki nie stanowiły dużego obciążenia dla użytkujących je firm. W programie WAPRO FAKIR w przypadku ręcznego księgowania wyciągów bankowych, dekretowanie dwóch pozycji transakcji split payment może odbywać się w jednej operacji, co automatyzuje prowadzenie ewidencji rachunku VAT.