Niedługo rozpocznie się pierwszy etap wprowadzania w życie Pracowniczych Planów Kapitałowych (w skrócie PPK). Ustawa z dnia 4 października 2018 roku nakłada na podmioty zatrudniające pracowników nowe obowiązki. Przedsiębiorstwa te zostaną zobowiązane do zorganizowania oraz obsługi wewnętrznego programu oszczędnościowego dla zatrudnionych osób, które przystąpią do PPK. Do obsługi programu będą zaangażowane działy kadr i płac firm oraz ich działy księgowości.

TERMINY

Zgodnie z artykułem 134 ustęp 1 Ustawy o PPK jej przepisy stosuje się do:

1. Podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 roku.
2. Podmiotów zatrudniających które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 roku.
3. Podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 roku.
4. Pozostałych podmiotów zatrudniających – od dnia 1 stycznia 2021 roku (obowiązek ten ciąży na każdym pracodawcy zatrudniającym przynajmniej jednego pracownika). W tym terminie obowiązek obejmie również podmioty zatrudniające będące jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych. 

Zgodnie z artykułem 134 ustęp 4 podmioty zatrudniające, należące do jednej grupy kapitałowej, są uprawnione do zawierania umów o zarządzaniu i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym ustawa ma zastosowanie w stosunku do podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia największą liczbę osób zatrudnionych w tej grupie kapitałowej. Pracownicze Plany Kapitałowe obejmą pracowników , którzy w danej firmie posiadają staż pracy dłuższy niż 3 miesiące (na podstawie okresów zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy). Od obowiązku utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych przewidziane są wyjątki, PPK nie muszą wprowadzać:

• mikroprzedsiębiorca (firma zatrudniająca mniej niż 10 osób), jeśli wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnację z wpłat do PPK;
• pracodawca, który w dniu objęcia go przepisami ustawy posiada  funkcjonujący Pracowniczy Program Emerytalny ze składkami min. 3,5% oraz udziałem pracowniczym min. 25%.

Pracodawca czasowo nie będzie musiał również dokonywać wpłat na PPK w okresach przestoju ekonomicznego, w przypadku niewypłacalności, w okresie przejściowego ograniczenia lub zaprzestania działalności spowodowanej powodzią. Każdy pracodawca powinien zawrze umowę o prowadzenie PPK w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym ustawa zacznie go obowiązywać. Umowa o zarządzaniu PPK powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem powyższego terminu.

OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Do najważniejszych obowiązków pracodawcy będą należały:

1. Wybór instytucji finansowej w której pracownicy będą mogli oszczędzać. 
2. Podpisanie umowy o zarządzaniu PPK z wybraną instytucją.
3. Podpisanie umowy w sprawie korzystania z PPK w imieniu pracodawcy.
4. Informowanie instytucji finansowej o rezygnacji przez uczestnika PPK z wpłat na PPK.
5. Informowanie pracowników o sprawach związanych z korzystaniem z PPK.
6. Ciągła obsługa programu w tym m.in.:

• ewidencjonowanie pracowników, uczestników PPK;
• ewidencjonowanie deklaracji uczestników PPK o przystąpieniu lub rezygnacji z programu;
• ewidencjonowanie zmian w wysokości naliczanych składek;
• wysyłanie deklaracji oraz aktualizacji danych pracowniczych;
• naliczanie składek uczestników PPK;
• wysyłanie zestawień o wysokości naliczonych w modułach kadrowo – płacowych i wysyłanych do wybranych instytucji finansowych składkach;
• księgowanie naliczonych i wypłaconych składek.

Automatyzacja procesów związanych z PPK w oprogramowaniu WAPRO ERP

Aby sprostać wymaganiom związanym z tym długoterminowym i masowym programem Pracowniczych Planów Kapitałowych niezbędny będzie program, który zapewni obsługę tych procesów. Dlatego system WAPRO ERP zostanie przygotowany do obsługi tego wewnętrznego programu oszczędnościowego. Do nowych wymagań zostaną dostosowane moduły kadrowo płacowe:

• Program WAPRO GANG Kadry i płace
• Program WAPRO KAPER Księga podatkowa – jego moduł naliczania wynagrodzeń.

Programy te zostaną rozbudowane o naliczanie składek PPK dla każdego uczestnika PPK. Powstanie również wspólny moduł dla obu tych programów, który zapewni pełną ewidencję wszystkich wymaganych danych i informacji oraz wysyłkę wymaganych deklaracji, zestawień, korekt deklaracji i innych wymaganych dokumentów elektronicznych do instytucji finansowych. Również biura rachunkowe będą mogły prowadzić obsługę powyższych funkcjonalności.